Zásady ochrany osobních údajů
SPONDEA, z.ú.
se sídlem Sýpka 1351/25, 613 00 Brno – Černá Pole
identifikační číslo: 253 46 342
zapsané v rejstříku ústavů vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl U, vložka 297
www.spondea.cz
Jednou z priorit naší organizace je zajišťovat při poskytování služeb náležitou ochranu soukromí lidí, kteří nám svěří své osobní údaje. V tomto dokumentu najdete podrobné informace o tom, kdy Vaše údaje zpracováváme, za jakými účely a v jakém rozsahu se tak děje a jaká práva ve vztahu ke svým údajům můžete uplatnit.
1. Spondea jako správce osobních údajů
1. Naše organizace SPONDEA, z.ú. (dále jako „SPONDEA“) je tzv. správcem osobních údajů, s nimiž při své činnosti přijde do styku. Jsme proto odpovědní za zajištění bezpečnosti Vašich údajů a za zákonnost jejich zpracování. Pokud s námi budete potřebovat řešit otázky ochrany soukromí, můžete se na nás obrátit na následujících kontaktech:
SPONDEA, z.ú.,
IČ: 253 46 342
Sýpka 1351/25, 613 00 Brno – Černá Pole
Telefon: +420 725 01 01 06
E-mail: [email protected]
Web: www.spondea.cz
2. PROČ POTŘEBUJEME PRACOVAT S VAŠIMI ÚDAJI: Při své práci se neobejdeme bez práce s Vašimi osobními údaji. Ty potřebujeme k různým účelům – pro komunikaci, domlouvání schůzek a setkání, přípravu smluv, poskytování pomoci nebo třeba vykazování našich služeb příslušným orgánům. Vždy se staráme o to, abychom Vaše údaje zpracovávali pouze v nezbytném rozsahu k dosažení účelu, pro který nám byly poskytnuty.
2. Účely zpracování osobních údajů
1. OBECNÁ KOMUNIKACE S VEŘEJNOSTÍ: Pokud se na nás obrátíte s dotazem, podnětem či žádostí, zpracováváme Vaše údaje v rozsahu jméno, příjmení, kontaktní e-mail či telefon a další případné údaje, které nám sdělíte, a to za účelem vyřízení Vašeho dotazu či žádosti. Díky nim jsme například schopni zorganizovat schůzku a zůstat s Vámi v kontaktu, bude-li potřeba domluvit cokoli dalšího. Vaše údaje evidujeme v elektronické podobě v našem klientském systému.
2. VYHODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ O SLUŽBY A JEJICH POSKYTOVÁNÍ: Obrátíte-li se na nás s žádostí o službu, potřebujeme Vaše údaje k vyhodnocení toho, zda Vám službu dokážeme efektivně poskytnout, nebo zda pro Vás bude vhodnější využít služeb jiného poskytovatele. Za tímto účelem zpracováváme Vaše údaje v rozsahu jméno a příjmení či přezdívka, datum narození, telefon a email. Údaje o dosaženém vzdělání a informace o rodinných a osobních poměrech nám můžete poskytnout v rozsahu dle svého uvážení, přičemž můžete rovněž využít možnosti vystupovat anonymně. Námi shromážděné údaje jsou při spolupráci využívány ke vzájemné komunikaci a k přípravě našeho postupu tak, aby pro Vás bylo využití našich služeb co nejpřínosnější. Vaše údaje evidujeme v listinné i elektronické podobě po dobu naší spolupráce, přičemž klientské spisy uzavíráme po 6 měsících od posledního učiněného úkonu. V případě poskytování zdravotních služeb v souladu s naším pověřením se zpracování údajů řídí zákonem upravujícím poskytování zdravotních služeb.
3. UZAVÍRÁNÍ SMLUV A JEJICH PLNĚNÍ: Pokud se domluvíme na spolupráci, dochází k uzavírání smluv mezi Vámi a naší organizací (např. smlouvy o poskytnutí služby, dohody o zapojení do příslušných programů). Tyto smlouvy musí obsahovat Vaše osobní údaje (zpravidla v rozsahu jméno a příjmení, datum narození, bydliště, kontaktní údaje a případné údaje související s obsahem poskytovaných služeb), tak, aby založily platný závazek mezi Vámi a námi a bylo zřejmé, komu a za jakých podmínek budeme své služby poskytovat. Klientské spisy archivujeme a likvidujeme v souladu s naším archivačním a skartačním řádem.
4. KOORDINACE A ŘÍZENÍ PRÁCE NAŠICH PRACOVNÍKŮ*IC: Vaše údaje rovněž využíváme k tomu, abychom dokázali efektivně sladit své vnitřní procesy a rozvrhy (například sledovat kapacity pracovníků*ic či sladění časových možností více pracovníků*ic), tak, aby nedocházelo například ke kolizím schůzek, nebo abychom měli jistotu, že se Vám naši pracovníci budou moci plně věnovat. Za tímto účelem zpracováváme zejména údaje o Vašem jménu a příjmení a údaje o časech schůzek či návštěv, které dočasně zanášíme do elektronického kalendáře.
5. PLNĚNÍ NAŠICH ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ: Jako tzv pověřená osoba v oblasti sociálně-právní ochrany dětí musí naše organizace plnit různé povinnosti, které jí ukládá zákon. Mezi tyto povinnosti patří například:
a. Povinnost vést záznamy o své činnosti související s poskytováním sociálně-právní ochrany a na požádání je předkládat příslušným orgánům;
b. Povinnost oznamovat orgánu sociálně-právní ochrany dětí („OSPOD“) informace o ohrožení dítěte za účelem vyhodnocení potřeby poskytnutí další ochrany;
c. Povinnost poskytovat na vyžádání informace OSPOD v rozsahu stanoveném zákonem;
d. Povinnost vyhledávat a kontaktovat ohrožené osoby dle zákona o sociálně-právní ochraně dětí;
e. Povinnost vypracovat výroční zprávu o své činnosti. V těchto případech nám zákon nedává možnost volby, zda dané informace a osobní údaje využít nebo poskytnout či nikoli. Naše organizace rozhoduje pouze o rozsahu poskytovaných údajů, který vždy omezujeme na nutné minimum. V případech, kdy si přejete sdílet informace ve větším rozsahu nebo se širším okruhem osob, je vždy nutné zajistit naše zproštění mlčenlivosti pro konkrétní úkon.
6. VYKAZOVÁNÍ NAŠÍ ČINNOSTI PŘÍSLUŠNÝM ORGÁNŮM: Zákon nám ukládá povinnost vést záznamy o námi poskytovaných službách pro účely kontroly naší činnosti příslušnými orgány. V některých případech také vykazujeme obecná statistická data o námi poskytovaných službách pro účely přípravy plánů a koncepcí ke zlepšení úrovně sociálně-právní ochrany na úrovni obcí, krajů i státu. Pro tyto účely však vykazujeme data v anonymizované podobě, tedy očištěná o osobní údaje, které dále nikomu nepředáváme.
7. POŘÁDÁNÍ VZDĚLÁVACÍCH A JINÝCH AKCÍ: Čas od času naše organizace pořádá konference, dny otevřených dveří, workshopy či školení, na nichž pomáhá seznámit odbornou i laickou veřejnost s problematikou sociálně-právní ochrany. Pro účast na některých těchto akcích je vyžadována registrace, přičemž v takovém případě zpracováváme Vaše údaje v rozsahu jméno, příjmení a funkce / pracovní zařazení, tak, abychom Vám dokázali zajistit na akci místo. Údaje využíváme k dalšímu kontaktu pouze pokud s tím vyjádříte výslovný souhlas.
8. EVIDENCE DARŮ A PŘÍSPĚVKŮ NA ČINNOST: Pokud se rozhodnete nás podpořit formou daru, zpracováváme Vaše údaje pro účely vystavení potvrzení o daru, případně pro uzavření darovací smlouvy, kdy tyto dokumenty můžete následně použít pro účely daňového řízení. Ke zpracování darů využíváme mimo jiné online služby Darujme.cz, jejímž prostřednictvím se k nám dostávají údaje o e-mailu, jménu a příjmení a adrese dárce a darované částce, které využíváme pro vystavení potvrzení. Nezpracováváme údaje o Vašich platebních kartách. Podrobnější podmínky ochrany soukromí na službě Darujme.cz naleznete na https://www.darujme.cz/podminkyuzivani/ a https://www.darujme.cz/projekt/1202165/zpracovani-osobnich-udaju.
9. SPRÁVA WEBU A KOMUNIKAČNÍCH KANÁLŮ: Naše organizace provozuje web www.spondea.cz a profily na platformách Facebook, Instagram a LinkedIn. Na těchto kanálech nikdy nezveřejňujeme osobní údaje našich klientů*ek či informace o jejich případech. Občas však zveřejňujeme fotky z našich akcí – ke zveřejnění si obstaráváme předchozí souhlas. Pokud se na fotkách najdete a nechcete, aby byly dále zveřejněny, napište nám a postaráme se o nápravu. Náš web rovněž umožňuje přidávání komentářů k našim článkům – ujistěte se, že komentáře neobsahují údaje či informace, jejichž zveřejnění si nepřejete. Komentář můžete zveřejnit pod smyšlenou přezdívkou, přičemž souhlas se zveřejněním vyjadřujete kliknutím na tlačítko „Vložit komentář“.
10. SLEDOVÁNÍ NÁVŠTĚVNICKÝCH DAT NA WEBU A SOCIÁLNÍCH SÍTÍCH: Prostřednictvím cookies a nástrojů sociálních platforem sledujeme a vyhodnocujeme návštěvnická data, z nichž je například patrné, z jaké oblasti nás lidé zobrazují, odkud přicházejí, jaká zařízení či prohlížeč používají, nebo jak dlouho na stránkách zůstanou a co je nejvíc zajímá. Tato data nejsme schopni spárovat s konkrétními uživateli, slouží pouze pro statistické účely a zlepšování naší online prezentace. Nastavení cookies můžete vždy změnit ve svém prohlížeči, k čemuž můžete využít níže uvedené odkazy nebo vyskakovací lištu, která se Vám zobrazí při návštěvě našeho webu.
11. PŘIJÍMACÍ ŘÍZENÍ: Čas od času pořádáme výběrové řízení na nové členy*ky našeho týmu. Pokud máte zájem rozšířit naše řady, můžete nám zaslat svůj životopis emailem nebo přes službu Teamio.cz. Údaje ze životopisů zpracováváme za účelem výběru vhodných kandidátů*ek, a to nejdéle 4 měsíce po skončení výběrového řízení.
3. PRÁVNÍ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ
1. Zákonné zpracování osobních údajů je možné pouze tehdy, pokud se opírá o některý ze stanovených právních důvodů. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje, opíráme se o následující důvody: a. Plnění smlouvy: Tento důvod se uplatní v případě zpracování údajů shromážděných v souvislosti s uzavíráním smluv, poskytováním našich služeb, organizováním akcí, uzavíráním pracovních smluv či darovacích smluv. b. Plnění povinností správce: Někdy Vaše údaje musíme zpracovávat přímo ze zákona. Děje se tak například při plnění našich povinností dle zákona o sociálně-právní ochraně dětí (evidenční povinnost, oznamovací povinnost, sdělovací povinnost, to vše v minimálním nutném rozsahu), přípravě účetní a daňové dokumentace či pracovněprávních smluv. c. Ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby. Na základě tohoto důvodu zpracováváme údaje o ohrožených osobách ve smyslu zákona o sociálně-právní ochraně dětí, které jsme povinni vyhledávat a kontaktovat. d. Plnění úkolů ve veřejném zájmu, kterými je naše organizace pověřena. Jako tzv. pověřená osoba doplňujeme na základě vydaného pověření činnost veřejnoprávních orgánů a institucí v oblasti sociálně-právní ochrany dětí. V souladu s tímto pověřením jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje lidí v rozsahu a způsobem, který je nezbytný pro výkon sociálněprávní ochrany v souladu s uděleným pověřením (viz § 57 odst. 3 zákona o sociálně-právní ochraně dětí). Při plnění těchto úkolů jsme vázáni přísnou povinností mlčenlivosti, kterou lze bez Vašeho výslovného souhlasu prolomit jen v úzce vymezených případech. e. Oprávněné zájmy správce: Vaše údaje zpracováváme též na základě našich následujících oprávněných zájmů: a. zájem na zkvalitňování našich služeb shromažďováním údajů o návštěvnosti webu a profilů na sociálních sítích; b. zájem na zajištění řádného poskytování našich služeb v souvislosti s příjmem, evidencí a vyřizováním Vašich dotazů, stížností či podnětů, jakož i zájem na zajištění efektivního vnitřního fungování naší organizace; c. zájem na ochraně našich práv a nároků v souvislosti s uchováváním smluvní a jiné dokumentace, pomocí níž bude možné naše nároky, práva či zájmy prokázat nebo osvědčit; d. zájem na výběru vhodných kandidátů*ek v přijímacím řízení. f. Váš souhlas: Tam, kde není možné použít jiný právní důvod zpracování, nám musíte udělit souhlas k tomu, abychom s Vašimi údaji mohli pracovat. Váš souhlas potřebujeme například ke zveřejnění vašich fotografií z akcí na webu, ke zpracování Vašich cookies, nebo například k poskytnutí údajů o Vaši osobě někomu, kdo k nim nemá přístup na základě zákona.
4. OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH ÚDAJŮ
1. Naše organizace přijímá veškerá technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů v souladu s nařízením GDPR a příslušnými právními předpisy tak, aby nedošlo k jejich nahodilé ztrátě, změně, zničení či neoprávněnému zpřístupnění. Za tímto účelem naše organizace zejména: a. Zavazuje veškeré své pracovníky*ice závazkem mlčenlivosti v souladu se zákonem o sociálně-právní ochraně dětí; b. Listinné dokumenty eviduje opatřené spisovou značkou v uzamykatelných skříních; c. Elektronické dokumenty ukládá v systému zabezpečeném šifrováním a přístupovými hesly, přičemž systém disponuje diferencovanými úrovněmi přístupu dle pracovního zařazení jednotlivých uživatelů; d. Elektronické dokumenty jsou ukládány na zálohovaných úložištích s možností obnovy dat v případě bezpečnostních incidentů; e. Zpracovala a dodržuje archivační a skartační řád, jímž se řídí doby uložení, archivace a likvidace spisů a jiné dokumentace.
5. PŘÍJEMCI A ZPRACOVATELÉ
1. Bezpečné předávání údajů: Dbáme na to, aby Vaše osobní údaje nebyly předávány neoprávněným osobám. Vaše údaje však můžeme v tom nejnutnějším rozsahu předat určeným třetím subjektům, pokud nám to uloží právní předpis, vyžaduje-li to povaha naší činnosti, nebo pokud s tím sami budete souhlasit. 2. Příjemci: Při své činnosti využíváme služeb následujících subjektů, kterým mohou být Vaše osobní údaje v nezbytných případech předány: a. OSPOD při plnění oznamovací povinnosti nebo zákonné povinnosti poskytnout zprávu o spolupráci; b. Orgány činné v trestním řízení při plnění oznamovací povinnosti nebo zákonné povinnosti poskytnout zprávu o spolupráci; c. Státní zastupitelství – pro účely zpracování návrhu na vydání předběžného opatření, jsou-li ohroženy životně důležité zájmy osob; d. Zdravotní pojišťovna MVČR – pro účely výkaznictví některých úkonů zdravotní služby e. Jihomoravský kraj – statistické údaje pro účely výkaznictví projektů podpory; f. Obce s rozšířenou působností – statistické údaje pro účely přípravy plánů a metodik; g. Poskytovatel elektronického klientského systému eQuip Software Production s.r.o. h. Poskytovatel služby Darujme.cz Nadace Via; i. Poskytovatel služby Teamio.cz společnost LMC s.r.o. j. Provozovatel platforem Facebook, Instagram,, LinkedIn a poskytovatel nástrojů Google pro ukládání dat a řízení vnitřní workflow organizace; k. Externí poskytovatel účetních a právních služeb; l. Externí poskytovatel IT služeb; m. Externí poskytovatel služeb finančního plánování.
6. VAŠE PRÁVA
1. Přehled práv: Na ochranu Vašeho soukromí Vám právní předpisy garantují následující práva, která můžete ve vztahu ke svým osobním údajům uplatnit:
a. Právo na přístup k osobním údajům: Pokud si nejste jisti, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a jakým způsobem, můžete se na nás obrátit a my Vám to rádi sdělíme.
b. Právo na opravu/doplnění osobních údajů: Máme-li nepřesné nebo nesprávné údaje o Vás a zjistíte-li to, informujte nás o tom prosím. My vše napravíme.
c. Právo na výmaz osobních údajů – právo „být zapomenut“: V případě, že si přejete „být zapomenuti“, a nechcete tedy, abychom již nadále zpracovávali Vaše údaje, napište nám. Na vaši žádost (a jsou-li k tomu splněny zákonné podmínky, tedy zejména pokud údaje již nejsme povinni zpracovávat ani je k ničemu nepotřebujeme), Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymažeme.
d. Právo na omezení zpracování osobních údajů: Můžete také požadovat, abychom zpracování Vašich osobních údajů omezili.
e. Právo na přenositelnost osobních údajů: Pokud nás o to požádáte a bude-li to proveditelné (nebudou tímto dotčena práva třetích osob), na Vaši žádost předáme údaje, které o vás zpracováváme, jinému správci.
f. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů: Domníváte-li se, že vaše údaje, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, bychom zpracovávat neměli, neváhejte se na nás obrátit. Vaši námitku důkladně prozkoumáme a posoudíme, zda tomu tak doopravdy je. Pokud zjistíme, že ano, Vaše údaje již zpracovávat nebudeme.
g. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů: Zpracováváme-li Vaše údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli bez sankce odvolat.
2. Uplatnění vašich práv: Budete-li chtít některé ze svých práv uplatnit, kontaktujte nás prosím na našem emailu [email protected] a specifikujte, co pro vás můžeme udělat. Ozveme se Vám a vše společně dořešíme. Předem upozorňujeme, že jsme oprávnění před vyřešením Vašeho požadavku ověřit Vaši totožnost, abychom měli jistotu, že komunikuje s tím správným člověkem.
3. Stížnost k ÚOOÚ: Uděláme vše proto, abychom veškeré možné problémy vyřešili po vzájemné dohodě co nejrychleji a k Vaší spokojenosti. Pokud i přesto nebudete spokojeni s tím, jak jsme Vaši žádost vypořádali, máte právo se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů na email [email protected], ID DS: qkbaa2n, adresa sídla Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
7. COOKIES
1. Cookies jsou malé datové soubory ukládané na Váš disk, které nesou data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu nebo například načítání obsahu přizpůsobeného Vašemu prohlížeči či zařízení. Nastavení ukládání cookies do svého zařízení můžete kdykoli ve svém prohlížeči změnit, případně ukládání cookies úplně zakázat. Ke změně nastavení cookies můžete využít naši vyskakovací lištu, která se zobrazí při návštěvě webu, nebo můžete provést nastavení změn přímo ve svém prohlížeči. Způsob změny nastavení je v případě každého prohlížeče odlišný. Více informací naleznete na následujících odkazech:
a. Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=cz
b. IE: http://windows.microsoft.com/cs-cz/internet-explorer/delete-managecookies#ie=ie-11
c. Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/cs-cz/windows-10/edge-privacy-faq
d. Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/cs/kb/vymazani-cookies
e. Opera: http://help.opera.com/Windows/9.64/cs/cookies.html
f. Safari: https://support.apple.com/cs-cz/HT201265
8. ÚČINNOST A ZMĚNY
1. Platnost a účinnost: Tyto zásady nabyly platnosti a účinnosti dne 23.10.2023.
2. Změny: V případě, že v budoucnu provedeme změny těchto zásad, budeme Vás o nich s předstihem informovat prostřednictvím emailu či upozornění na našich webových stránkách.
SPONDEA, z.ú.